Vous avez une tonne de choses à gérer entre votre travail, vos responsabilités familiales, vos engagements personnels… vous avez du mal à vous organiser et à trouver du temps pour vous.
Résultat vous passez votre temps à courir et vous n’arrivez jamais à avancer sur les sujets qui sont importants pour vous.
Alors je vous rassure, vous n’êtes pas seul dans ce cas. Beaucoup de gens ont du mal à trouver l’équilibre dans leur vie.
Mais heureusement il existe des solutions. Dans cet article, vous allez découvrir 5 étapes pour mieux vous organiser et gagner en sérénité. Mais avant d’entrer dans le vif du sujet, passons en revue les problèmes d’organisation que vous rencontrez très certainement aujourd’hui.
Image par Karolina Grabowska de Pixabay
Présentation de l’auteur : Simon Cavé est le fondateur d’Everlaab, un média sur la productivité lu par plus de 60000 personnes chaque mois. Depuis 2017 il a aidé plus de 1500 entrepreneurs et chefs d’entreprise à être plus efficaces et organisés à travers ses coachings et formations.
Table of Contents
5 problèmes d’organisation que vous rencontrez aujourd’hui qui vous empêchent de gagner en sérénité
1. Vous manquez de clarté sur vos objectifs
Chaque jour, vous accomplissez tout un tas de tâches (plus ou moins stressantes), mais vous ne savez pas vraiment pourquoi vous les faites. Vous répondez à des emails, vous passez des appels, vous préparez des présentations, mais toutes ces activités vous semblent dépourvues de sens et peuvent contribuer à créer de l’angoisse dans votre vie.
Si vos journées manquent de sens, c’est parce que vous n’avez pas déterminé quels étaient vos objectifs à court, moyen et long terme. Vous ne vous êtes jamais demandé :
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Qu’est-ce que je veux faire de ma vie ?
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Où est-ce que je veux être dans 5 ans ?
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Qu’est-ce qui est important pour moi ?
Ou peut-être que vous vous êtes déjà posé ces questions, mais que vous avez perdu de vue leurs réponses.
Beaucoup de gens se fixent des objectifs, mais les oublient parce qu’ils ne les relisent pas régulièrement. C’est la raison pour laquelle la plupart des personnes qui font un bilan de fin d’année réalisent avec déception qu’ils n’ont pas accompli la moitié de leurs objectifs… De quoi perturber leur sérénité.
2. Vous n’arrivez pas à prioriser
Est-ce que vous devriez finir d’écrire ce rapport ou préparer la réunion ? Rédiger ce contenu ou traiter ce problème technique ? Lancer une campagne de prospection ou avancer sur la mission client ?
Vous avez du mal à répondre à toutes ces questions, car vos objectifs ne sont pas clairs. Ces derniers vous permettent de planifier le futur, mais ils vous servent aussi de boussole au quotidien, pour gagner en sérénité.
Ils vous permettent de savoir quelles tâches méritent votre attention et quelles sont celles que vous devez accomplir en priorité.
Si vous n’avez pas d’objectif, vous n’avez pas de boussole et donc aucun moyen de déterminer ce qui est vraiment important.
Conséquences ? Vous investissez votre temps et votre énergie sur des travaux futiles, vous traitez toujours les urgences en priorité créant ainsi un climat de stress dans votre vie.
3. Vous faites du multitâche
Vous avez tendance à vouloir faire plusieurs choses en même temps. Vous rédigez un email et vous répondez au téléphone en même temps ou vous participez à une réunion et vous finissez de préparer une présentation sur votre ordinateur.
Vous pensez qu’accomplir plusieurs tâches en même temps vous rend plus productif, mais ce n’est qu’une impression.
En faisant du multitâche, vous mettez plus de temps à accomplir votre travail parce que vous n’êtes jamais vraiment concentré.
Vous faites aussi plus d’erreurs d’inattention que vous devez corriger par la suite ce qui vous fait perdre d’autant plus de temps et perturbe votre quiétude.
4. Vous procrastinez sur vos tâches
La procrastination concerne tout le monde, mais elle touche d’autant plus les personnes qui manquent d’organisation.
Lorsque vous commencez vos journées sans aucun plan d’attaque, vous êtes plus susceptible de traiter en priorité les derniers sujets du jour ou de travailler sur les tâches agréables qui créent en vous un sentiment de bien-être.
Par conséquent toutes les choses que vous n’avez pas envie de faire ou qui vous paraissent contraignantes sont reléguées au second plan et vous les trainez pendant des semaines au risque de brouiller votre tranquillité.
5. Vous avez l’impression de manquer de temps
Vous aimeriez pouvoir faire du sport, lire, vous former, profiter de votre famille, mais vous manquez de temps. Du moins, c’est ce que vous pensez.
En réalité, vous ne manquez pas de temps, mais de priorité.
Si vous considériez que ces activités étaient vraiment prioritaires, vous trouveriez le temps de les faire.
La preuve, quand vous prenez un rendez-vous chez le médecin, vous trouvez toujours le temps d’y aller, même si vous êtes débordé. Parce que vous traitez votre rendez-vous comme une priorité et que vous savez que cela vous tranquilisera.
Alors certes, vous devez faire quelques ajustements pour rendre cela possible, mais vous trouvez toujours des solutions pour dégager le temps nécessaire.
Vous pouvez faire la même chose pour vos activités plaisir.
Vous ne devez pas attendre d’avoir le temps de les faire, vous devez créer ces moments pour vous-même en bloquant du temps dans votre calendrier ce qui vous fera inévitablement gagner en sérénité. Dans la partie suivante, vous allez découvrir comment faire.
Image par Gerd Altmann de Pixabay
Comment vous organiser efficacement grâce au timeboxing ?
Étape 1 : Définissez clairement vos objectifs
Pour commencer, identifiez vos objectifs.
Cette première étape est essentielle. Comme nous l’avons vu, vos objectifs vous donnent une roadmap qui guidera tous vos choix au quotidien.
Vous devez savoir précisément où vous voulez aller pour investir votre temps et votre énergie efficacement.
Pour déterminer vos objectifs, posez-vous les questions suivantes :
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Où est-ce que je me vois dans 5 ans ?
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Qu’est-ce que j’aimerais avoir accompli d’ici la fin d’année ?
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Qu’est-ce que je dois faire ce mois-ci pour me rapprocher de mes objectifs ?
Par exemple :
Où est-ce que je me vois dans 5 ans ?
Dans 5 ans, je me vois comme le gérant d’un site ecommerce que je gère seul. J’aurai confiance en moi et en mes capacités d’entrepreneur. J’aurai mis des processus en place pour déléguer certaines responsabilités, ce qui me permettra de libérer du temps pour ma vie personnelle et ma famille.
Qu’est-ce que j’aimerais avoir accompli d’ici la fin d’année ?
D’ici la fin d’année, j’aimerais :
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Poser les fondations de mon site ecommerce. C’est-à-dire trouver des produits dans le domaine du bien-être, créer mon site internet et générer mes première ventes.
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Améliorer ma confiance en moi : Je participerai à des ateliers, lirai des livres sur le développement personnel et suivrai une formation en leadership.
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Maintenir un équilibre travail-famille : J’instaurerai des routines pour passer du temps avec ma famille tout en avançant efficacement dans mon projet d’entreprise.
Qu’est-ce que je dois faire ce mois-ci pour me rapprocher de mes objectifs ?
Ce mois-ci je dois faire des recherches sur les produits que j’aimerais vendre sur mon site ecommerce, trouver un atelier sur la confiance en soi et réserver tous mes samedis pour la famille.
Pour rester efficace, limitez-vous à 3 objectifs annuels et mensuels maximum. Si vous en définissez plus, vous risquez de vous éparpiller, de surcharger vos journées et de créer un climat de stress.
Étape 2 : Listez vos tâches, projets et habitudes
Faites 2 listes.
Une liste qui inclut les tâches, projets et habitudes que vous devez accomplir ce mois-ci pour atteindre vos objectifs et une qui regroupe tout le reste (tâches administratives, tâches ménagères, obligations familiales…)
Par exemple :
Tâches, projets et habitudes pour atteindre mes objectifs ce mois-ci :
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faire une étude de marché
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trouver 50 produits à vendre dans le secteur du bien être
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faire une activité chaque samedi en famille
Autres tâches, projets et habitudes
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préparer la réunion de mardi
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répondre à l’email de Sophie
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relancer Matthieu
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faire le rapport hebdomadaire
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faire les courses
Étape 3 : Identifiez vos priorités
Une fois que vous connaissez vos objectifs et que vous avez identifié les tâches, projets et habitudes à accomplir pour les réaliser, identifier vos priorités devient un jeu d’enfant. Il vous suffit de faire passer systématiquement en premier les éléments de la première liste.
Admettons que ma liste de tâches soit la suivante
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préparer la réunion de mardi
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répondre à l’email de Sophie
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faire une étude de marché
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faire les courses
Ma top priorité ici est de faire une étude de marché, car c’est la tâche qui me rapprochera le plus de mes objectifs. Tout le reste passera dans un second temps.
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Étape 4 : Timeboxez vos journées
Pour organiser vos tâches, projets et habitudes, vous devez timeboxez vos journées.
Le timeboxing est une méthode de planification qui consiste à allouer des blocs de temps pour accomplir votre travail et gérer votre vie personnelle.
Le principe est simple : vous regardez ce que vous devez faire pendant la semaine et vous réservez chaque jour des créneaux pour vous en occuper.
Pour reprendre mon exemple, je pourrai décider de faire mon étude de marché le lundi de 8h à 10h puis de répondre à mes emails de 10h30 à 12h00 .
De cette façon, quand j’arriverai au bureau en début de semaine, je saurai exactement ce que je dois faire et j’attaquerai directement ma tâche prioritaire.
Pour appliquer le timeboxing efficacement, vous devez respecter 4 règles :
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Ne faites que la tâche que vous avez prévue pendant le créneau, rien d’autre. Si vous avez prévu d’écrire un rapport de 10h à 11h, concentrez-vous uniquement sur cette tâche pendant 1h et ignorez le reste (les emails, les appels et les sollicitations).
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Quand vous bloquez vos créneaux dans votre calendrier, prévoyez toujours un peu plus de temps pour anticiper les imprévus. Si vous estimez qu’une tâche vous prendra 1h, prévoyez 1h30 au cas où. Vous réussirez mieux à tenir votre planning, même si des impondérables surviennent.
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Laissez toujours des créneaux libres pour vous occuper des tâches qui émergeront en cours de route. Par exemple vous pouvez laisser 3 créneaux libres d’1h chaque jour, pour traiter les urgences et imprévus de la journée.
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Une fois le bloc de temps écoulé, arrêtez de faire votre tâche, même si vous ne l’avez pas terminé. Ce temps limité crée une pression positive qui vous poussera à être productif.
Étape 5 : Faites un bilan hebdomadaire
À la fin de la semaine, relisez vos objectifs et demandez-vous :
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Est-ce que j’avance sur mes objectifs à la bonne cadence ou est-ce que j’ai pris du retard ?
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Si j’ai pris du retard, qu’est-ce que je peux faire la semaine prochaine pour corriger le tir ?
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Qu’est-ce que j’ai appris cette semaine ?
Ces points hebdomadaires sont importants pour garder vos objectifs frais dans votre mémoire, mais aussi pour vous assurer que vos actions quotidiennes sont alignées avec votre but.
Si vous suivez ces 5 étapes, vous débloquerez un nouveau niveau de productivité qui changera votre état d’esprit donc votre vie, comme vous allez le découvrir dans la partie suivante.
Les bénéfices d’une bonne organisation
Vous gérez mieux votre vie et gagnez en tranquillité d’esprit
En définissant clairement vos objectifs et ce que vous devez faire pour les atteindre, vous organisez vos journées stratégiquement.
Vous n’accomplissez plus vos tâches au hasard et vous ne travaillez pas non plus selon votre feeling du moment.
Vous suivez un vrai plan stratégique qui vous permet d’avancer sur ce qui est important pour vous.
Grâce au timeboxing, vous évitez aussi de surcharger vos journées et ce qui vous permet de gagner en sérénité.
Lorsque vous bloquez des créneaux dans votre agenda, vous devez réfléchir au temps que chaque activité va prendre ce qui vous force à être réaliste.
Ce n’est pas le cas d’une to-do liste sur laquelle vous pouvez écrire un nombre infini de tâches.
Vous surmontez la procrastination pour éviter le stress
D’après une étude menée en 2001 en Grande-Bretagne, on est 3 fois plus susceptible de faire une tâche quand on choisit spécifiquement quand on la fera.
Quand on prend cette décision consciente, on développe un sens d’engagement qui augmente significativement la probabilité que l’on passe à l’action.
Quand vous planifiez vos tâches dans votre calendrier, vous limitez donc la procrastination parce que vous définissez des créneaux spécifiques pendant lesquelles vous vous en occuperez.
Vous gagnez en sérénité
Une bonne organisation vous permet d’approcher vos journées plus sereinement.
En préparant vos semaines, vous anticipez mieux les deadlines et vous n’attendez pas le dernier moment pour faire vos tâches. Vous travaillez donc moins dans le stress et l’urgence.
Et comme vous connaissez vos priorités, vous ne doutez plus de vos décisions.
Vous savez quelles tâches doivent impérativement passer en premier et pour quelles raisons.
Vous êtes aussi à l’aise avec le fait de ne pas faire toutes vos tâches parce que vous savez que tant que vous avancez sur ce qui important, c’est tout ce qui compte.
Vous obtenez une rétrospective de ce que vous accomplissez
Le timeboxing et les bilans hebdomadaires vous aident à mieux organiser votre futur, mais ils vous permettent aussi de garder une trace du passé.
Grâce à eux, vous pouvez savoir spécifiquement sur quoi vous avez travaillé, comment vous avez investi votre temps, quelles problématiques vous avez rencontrées, comment vous les avez résolus, quelles erreurs vous avez commises et bien plus.
Toutes ces données vous permettent à la fois de vous améliorer et aussi d’apprécier le chemin parcouru.
Conclusion
Vous connaissez maintenant les 5 étapes pour vous organiser et gagner en sérénité. Dès les premiers signes de manque de confiance ou de désorganisation vous devez :
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Définir clairement vos objectifs pour investir votre temps efficacement chaque jour.
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Lister vos tâches, projets et habitudes à accomplir pour être plus tranquille
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Identifier vos priorités en faisant passer les tâches inhérentes à votre objectif avant le reste et gagner en bien-être
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Planifier vos journées en définissant des blocs de temps
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Faire un bilan hebdomadaire pour faire le point sur vos objectifs et apprendre de vos expériences
