➀ 7 astuces : Comment ĂȘtre efficace lorsque cela semble impossible

Introduction

Être organisĂ© est important dans son travail, mais Ă©galement dans sa vie personnelle.

Tout le monde sait qu’ĂȘtre organisĂ© est essentiel. Pourtant, malgrĂ© cette importance, beaucoup trop de gens nĂ©gligent leur organisation.

Cette nĂ©gligence est parfois non intentionnelle, car la personne ne sait pas qu’elle est mal organisĂ©e, ou paradoxalement elle le sait, mais elle pense ne pas avoir le temps de tout ordonner.

Tout est une question d’Ă©tat d’esprit.

Dans cet article, j’aimerais en premier lieu dĂ©crire ce qu’est une personne organisĂ©e et pourquoi ĂȘtre mĂ©thodique est avantageux. Puis je vous donnerai 7 astuces (7 conseils) pour apprendre Ă  vous organiser.

Comment gagner en efficacitĂ© et ĂȘtre organisĂ© au quotidien ?

Image par Tumisu de Pixabay

PrĂ©sentation de l’auteur :

Je m’appelle Xavier et je suis le crĂ©ateur du blog gerer-son-temps.fr. Un blog qui propose des conseils pour vous aider Ă  devenir plus productif, Ă  mieux gĂ©rer votre temps et qui vous aident Ă  progresser sur des projets qui vous tiennent Ă  cƓur. Voici mon article qui explique comment ĂȘtre organisĂ©.

Qu’est-ce qu’une personne organisĂ©e ?

Une personne qui est organisĂ©e est une personne sachant trouver le meilleur moyen et le plus rapide pour effectuer une tĂąche/un projet spĂ©cifique. Elle n’a pas peur de l’administratif et est gĂ©nĂ©ralement Ă©galement mĂ©thodique dans sa vie personnelle.

comment ĂȘtre organisĂ© au travail ?

Mais qu’est-ce qui fait qu’une personne devient organisĂ©e ?

J’ai longtemps cru que nous naissions avec cette aptitude et que nous ne pouvions pas le devenir.

C’est faux. J’en ai fait l’expĂ©rience, quand j’étais plus jeune, j’étais bordĂ©lique et inorganisĂ©…  Aujourd’hui je me considĂšre plus organisĂ© que la plupart des gens.

J’ai pris conscience de ma dĂ©sorganisation lorsque j’ai commencĂ© Ă  avoir des projets. Je dĂ©marrai plusieurs choses en mĂȘme temps, mais n’arrivai pas Ă  trouver le temps de m’y consacrer.

J’ai donc lu des livres, fait des recherches et contre toute attente, je le fais encore actuellement.

L’une des premiùres choses que j’ai apprises c’est de prendre le temps de s’organiser correctement.

Avant je pensais que je perdais mon temps.

Je laissais traĂźner mes affaires parce que je pensais que les ranger me ferait perdre du temps, je pensais que je savais ce que je voulais faire et qu’il Ă©tait inutile de faire un planning, je pensais qu’il Ă©tait inutile d’optimiser mes processus.

J’avais tort.

Effectivement, ne pas faire ces tĂąches me faisait gagner du temps.

Mais je me retrouvais le week-end Ă  passer des heures Ă  tout nettoyer, sans plan d’action et sans optimisation je n’avançais pas rĂ©ellement et je passais parfois 3 fois plus de temps Ă  finir une tĂąche.

Je me posais constamment la question : “Comment font les autres ?”.

Tout le monde à 24 heures dans une journée.

Cet article a pour but de vous Ă©viter de faire les mĂȘmes erreurs que moi. Mais voyons en premier lieu quels sont les inconvĂ©nients, les consĂ©quences Ă  ne pas ĂȘtre organisĂ©.

InconvĂ©nients d’ĂȘtre dĂ©sordonnĂ©

INCONVENIENTS

Stress plus élevé

Ne pas ĂȘtre organisĂ© c’est ĂȘtre sujet au stress. Lorsque vous n’ĂȘtes pas organisĂ©, vous ĂȘtes beaucoup plus sujet aux imprĂ©vus. Souvent, vous n’allez pas savoir quoi faire sur le moment, car vous ne l’aurez pas prĂ©vu. Vous vous en sortirez probablement bien, mais en consĂ©quence de quoi votre stress sera beaucoup plus prĂ©sent. 

Manque de pause

Une personne non organisĂ©e ne sait Ă©galement pas quand prendre des pauses. Les pauses sont un Ă©lĂ©ment essentiel pour garder votre productivitĂ©. Or lorsqu’une personne non organisĂ©e est confrontĂ©e Ă  une pĂ©riode chargĂ©e en travail, elle aura tendance Ă  prendre moins de pauses en pensant produire plus. Or, c’est l’inverse qui se produit.

Perte de temps

Si votre projet et vos actions ne sont pas planifiés, vous risquez de prendre plus de temps sur des tùches qui ne sont pas importantes. Donc, perdre en efficacité.

Taux de procrastination élevé

Un manque d’organisation vous amĂšnera plus facilement vers la procrastination, Ă  remettre systĂ©matiquement Ă  plus tard.

A contrario, il existe un bon nombre d’avantages Ă  ĂȘtre organisĂ©.

Avantages d’ĂȘtre structurĂ©

AVANTAGES

COMMENTAIRE

Gagner du temps, ĂȘtre plus efficace et faire moins d’effort.

Lorsque vous ĂȘtes organisĂ©, vous pourrez effectuer vos actions en moins de temps, car vous n’aurez pas Ă  rĂ©flĂ©chir, quelles actions doivent ĂȘtre faites ensuite. Vous aurez optimisĂ© vos processus pour gagner du temps et vous pourrez vous concentrer sur l’essentiel. Par consĂ©quent, vous aurez moins d’effort Ă  fournir pour arriver au mĂȘme rĂ©sultat.

RĂ©duire la procrastination

Être organisĂ© c’est Ă©galement organiser ses distractions. Vous serez donc moins enclin Ă  remettre Ă  plus tard.

Connaßtre ses priorités

La gestion de vos priorités qui découle de votre organisation vous aidera à ne pas passer trop de temps sur des choses futiles.

Accomplir plus

Comme vous allez ĂȘtre plus efficace, vous allez par consĂ©quent pouvoir accomplir plus.

Savoir gérer les imprévus

Une bonne gestion de ses projets perso et pro vous permettra d’entrevoir les imprĂ©vus et d’avoir un plan d’action qui suffira d’exĂ©cuter. Cela rĂ©duira grandement votre stress.

Avoir plus confiance en vous

C’est peut-ĂȘtre contre-intuitif, mais le fait d’accomplir plus vous donnera un boost de confiance en vous, car vous verrez plus distinctement les progrĂšs dans vos projets.

J’espĂšre que cette liste aura achevĂ© de vous faire prendre conscience que vous irez plus loin en Ă©tant organisĂ©.

Être organisĂ© s’apprend, ce n’est pas une question de caractĂšre.

C’est plus une question de savoir comment faire, comment bien s’organiser pour accomplir plus, comment gĂ©rer nos plannings et notre vie de tous les jours pour rĂ©duire notre stress.

Vous trouverez ci-dessous 7 astuces, pour vous aider Ă  ĂȘtre organisĂ©. C’est un peu la base d’une personne organisĂ©e.

Comment s’organiser en 7 Ă©tapes ?

Planning & Priorité

La gestion de votre planning est une Ă©tape importante. Celle-ci vous permet d’examiner vos problĂ©matiques et de vous demander comment vous voulez les rĂ©soudre.

L’idĂ©e ici est de porter plusieurs casquettes. Celle du manager qui va faire la liste des tĂąches Ă  faire, donner les prioritĂ©s et le temps nĂ©cessaire pour terminer le projet. Puis la casquette de l’ouvrier qui va exĂ©cuter le projet sans contredire le manager.

Bien entendu lorsque vous aurez la casquette d’ouvrier, il pourra vous arriver d’avoir des idĂ©es que vous voulez mettre en place. Dans ce cas, notez cette idĂ©e et attendez de reprendre la casquette du manager avant de modifier votre planning.

En gros, le manager (vous) dĂ©crit les tĂąches au dĂ©but du projet. Puis, il fait une liste de prioritĂ©s et dĂ©finit les tĂąches Ă  exĂ©cuter dans la semaine Ă  venir. Chaque semaine, le manager revoit les tĂąches ainsi que les notes par l’ouvrier (toujours vous) pour voir s’il les inclut dans le plan ou s’il les garde pour plus tard.

Comment savoir faire plusieurs choses Ă  la fois ?

 

ConcrĂštement, vous pouvez suivre les Ă©tapes suivantes :

En tant que manager

  1. DĂ©finir la durĂ©e du projet et l’objectif SMART de celui-ci

  2. Faites la liste des grandes Ă©tapes du projet et prioriser les.

  3. Faites la liste des tĂąches Ă  faire pour terminer les grandes phases du projet et prioriser les. Les missions les plus importantes en premier.

  4. Planifier les tĂąches Ă  faire lors de la semaine Ă  venir.

Chaque semaine, vous reprendrez votre casquette de manager pour analyser ce qui n’a pas pu ĂȘtre fait et vous dĂ©finirez pourquoi.

Puis vous regardez la liste des idĂ©es proposĂ©es par vous en tant qu’ouvrier et prenez la dĂ©cision de l’incorporer dans le plan ou non.

Finalement, vous replanifierez la semaine suivante.

Enfin, Ă  la fin de chaque mois, prenez un peu plus de temps que la revue hebdomadaire pour revoir si ce que vous faites a toujours du sens.

En tant qu’ouvrier

  1. Regarder le planning et exécuter chaque action.

  2. Si vous avez une idée, notez-la sur votre bloc-notes ou application favorite. Vous la regarderez plus tard lorsque vous aurez à nouveau la casquette de manager.

Cette technique Ă  l’avantage de faciliter l’organisation de votre emploi du temps et de rĂ©duire au minimum l’énergie de rĂ©flexion que vous allez prendre en tant qu’ouvrier

Le travail en profondeur

Une fois votre projet planifié, vous devez vous organiser des séances de travail en profondeur.

Qu’est-ce qu’une sĂ©ance de travail en profondeur ?

C’est simplement des moments oĂč vous allez supprimer toutes les distractions possibles et oĂč vous allez vous concentrer uniquement sur l’exĂ©cution d’une ou plusieurs tĂąches que vous avez choisies au prĂ©alable.

Pour supprimer les distractions, c’est assez simple, trouvez-vous un endroit oĂč vous savez que vous n’allez pas ĂȘtre dĂ©rangĂ©. Si vous travaillez chez vous, dites Ă  votre famille de ne pas vous dĂ©ranger pendant 1-2 heures.

Si vous travaillez au bureau, prévenez vos collÚgues.

Mettez votre téléphone en mode avion et rangez-le dans un tiroir.

Pendant les prochaines heures, vous ne devez pas ĂȘtre dĂ©concentrĂ©. Vous Ă©viterez alors de gaspiller votre temps sur celui-ci.

Je vous conseille de planifier Ă  l’avance ces sĂ©ances.

Il faut que cela devienne une routine, un automatisme.

Peu importe si vous faites 1-2 séances similaires dans la semaine.

Vous arrangez votre temps en fonction de votre agenda. Je vous conseille cependant de faire 2 séances de 1 heure de travail en profondeur par semaine au minimum.

Organiser ses routines

Les rituels et routines ont un pouvoir Ă©norme.

La raison est que notre cerveau a une capacitĂ© assez forte de se conditionner lorsque les mĂȘmes conditions sont rĂ©unies.

Cela signifie que, si, pendant un certain temps, vous exĂ©cutez toujours les mĂȘmes actions avant de vous mettre Ă  travailler, alors votre cerveau va assimiler ses actions au travail.

Il va alors naturellement vous mettre en condition de focalisation intense.

Un exemple simple du pouvoir de notre cerveau Ă  se conditionner.

Si vous avez déjà oublié votre téléphone portable à la maison, vous avez sûrement dû remarquer que vous vous mettiez instinctivement à le chercher.

C’est le rĂ©flexe du conditionnement que nous avons Ă  regarder notre tĂ©lĂ©phone toutes les cinq minutes.

Vous pouvez utiliser ce pouvoir pour organiser vos routines et ĂȘtre sĂ»re qu’elles restent.

Un exemple de routine qui vous permet de gagner en productivitĂ©, et ce que j’appelle la routine de travail.

Dans cette routine, Ă  chaque fois que je rentre du boulot, et que je veux travailler sur mes projets personnels, j’enclenche toujours les mĂȘmes actions.

  1. Aller dans mon bureau et ouvrir l’ordinateur

  2. Fermer la porte et ajouter un mot sur la porte pour ne pas ĂȘtre dĂ©rangĂ© pendant la prochaine heure

  3. Mettre mon téléphone en mode « ne pas déranger » et le ranger dans le tiroir

  4. Lancer un minuteur du temps que j’aimerais travailler sur mon ordinateur

  5. Ouvrir Spotify et mettre ma playlist de travail, en commençant toujours par la mĂȘme musique.

  6. Commencer Ă  travailler.

Cette routine me permet de gagner du temps, car je n’ai pas Ă  attendre que la motivation ne vienne, car mon cerveau sait qu’en faisant ce rituel, je dois travailler.

Mon conseil est donc de créer votre propre routine, vos propres habitudes. Listez les actions que vous aimeriez faire les unes à la suite des autres avant de commencer à travailler.

Par la suite, vous pourrez mĂȘme crĂ©er d’autres rituels, qui peuvent vous servir par exemple Ă  mieux dormir ou Ă  vous rĂ©veiller avec plus d’Ă©nergie.

Utiliser un calendrier pour mieux s’organiser

Ça paraüt futile, mais utiliser un calendrier pour organiser vos rendez-vous ou vos phases de travail en profondeur, est primordial.

Pourquoi me direz-vous ?

Car cela vous permet de mieux planifier vos semaines en fonction des différents événements à venir et cela vous permet de vous adapter en fonction des situations.

De mon cĂŽtĂ©, j’aime bien utiliser simplement le calendrier de Google, qui me permet facilement de synchroniser celui-ci sur plusieurs de mes appareils.

Vous avez d’ailleurs la possibilitĂ© de crĂ©er plusieurs calendriers.

J’ai de mon cĂŽtĂ© :

  • Un calendrier pour ma vie perso

  • Un calendrier avec mes rendez-vous pro

  • Un calendrier oĂč je vois la planification complĂšte de ma semaine (routine hebdomadaire)

Chacun de ses calendriers peut ĂȘtre affichĂ© ou non en mĂȘme temps.

Voici à quoi ressemble mon calendrier lorsque tout est affiché.

Comment ĂȘtre organisĂ© avec un outil ?

Cela semble complĂštement dĂ©lirant n’est-ce pas ?

Pourtant, c’est comme ça que j’arrive Ă  ĂȘtre productif.

Je me suis créé par défaut un calendrier de routines hebdomadaires.

Cette routine a Ă©tĂ© dĂ©finie comme si j’avais une semaine parfaite.

Cette semaine parfaite recense le temps oĂč je dors, les moments oĂč je fais du sport, les moments oĂč je travaille en profondeur, les moments oĂč je me repose, etc.

Chaque semaine, à chaque fois que je mets ma casquette de chef de projet (point numéro 1), je fais en sorte de manager ma semaine en fonction de ma vie personnelle et de mes rendez-vous professionnels.

Puis, tous les jours, je regarde ma journĂ©e, et je m’applique Ă  la respecter du mieux que je peux.

Bien entendu, vous ne devez pas rester bloquĂ© si quelque chose que vous n’avez pas prĂ©vu survient.

Ce sont les alĂ©as de la vie, et hormis peut-ĂȘtre vous retarder un peu sur vos projets, cela ne change rien.

Ne vous frustrez donc pas si vous n’avez pas rĂ©ussi Ă  suivre votre semaine parfaite. Cette semaine parfaite n’est rien d’autre qu’un guide qui vous permet de rester organisĂ© au fil du temps.

Organiser ses pauses

Tout Ă  l’heure, je vous ai parlĂ© du travail en profondeur. Il est indĂ©niable que les sĂ©ances de travail en profondeur vous permettent d’avancer beaucoup plus vite sur tous vos projets.

Cependant, vous ne devez pas nĂ©gliger les pauses. Faire une pause au minimum de cinq minutes toutes les heures, vous permet de reprendre de l’énergie.

J’ai longtemps utilisĂ© la technique du Pomodoro.

Cette technique consiste Ă  travailler en profondeur pendant 25 minutes, puis de faire une pause de cinq minutes.

Je suis maintenant passé à une technique similaire, mais qui me fait prendre 10 minutes de pause toutes les heures.

Vous pouvez vous organiser comme vous le souhaitez. L’important est que vous preniez des pauses rĂ©currentes.

Et dans la vie de tous les jours ?

L’organisation se travaille Ă©galement dans la vie personnelle.

Dans le livre “Getting things done”, l’auteur nous indique que la moindre chose qui n’est pas rangĂ©e dans votre maison/appartement est susceptible de vous distraire donc de vous prendre de l’Ă©nergie.

L’auteur prĂ©conise alors d’avoir votre appartement ou maison bien rangĂ©(e).

Si vous n’avez pas la possibilitĂ© de le faire, rangez au moins votre bureau pour travailler dans de bonnes conditions.

Avoir un appartement, une maison rangĂ©e permet Ă©galement d’amĂ©liorer sa confiance en soi.

Afin de rester organisĂ©, vous pouvez Ă©galement vous dĂ©barrasser de toutes les choses que vous n’utilisez plus.

La rĂšgle pour ça est assez simple, si vous n’avez pas utilisĂ© quelque chose durant la derniĂšre semaine, rangez-le.

Si vous n’avez pas utilisĂ© quelque chose durant le dernier mois, stockez-le par exemple dans votre cave.

Enfin, si vous n’avez pas utilisĂ© quelque chose durant la derniĂšre annĂ©e, dĂ©barrassez-vous-en. Pour ça, vous pouvez le vendre, le donner, ou le jeter.

Suivre cette rĂšgle vous permettra de vous dĂ©barrasser de toutes les choses dont vous n’avez pas besoin et de garder Ă  portĂ©e de main toutes les choses que vous utilisez, sans pour autant vous faire perdre de l’Ă©nergie.

A Retenir

Il est important de rester organisĂ©. En suivant les diffĂ©rentes astuces dĂ©crites ci-dessus, vous pouvez non seulement changer d’Ă©tat d’esprit, faire Ă©voluer votre mentalitĂ©, tout en Ă©tant beaucoup plus productif et avoir plus de temps pour vous.

Le plus important est d’avoir un objectif qui est planifiĂ© et d’avoir vos prioritĂ©s faites.

De cette maniùre, vous ne pourrez qu’atteindre vos objectifs.

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