➤ 7 astuces : Comment être efficace lorsque cela semble impossible

Introduction

Être organisé est important dans son travail, mais également dans sa vie personnelle.

Tout le monde sait qu’être organisé est essentiel. Pourtant, malgré cette importance, beaucoup trop de gens négligent leur organisation.

Cette négligence est parfois non intentionnelle, car la personne ne sait pas qu’elle est mal organisée, ou paradoxalement elle le sait, mais elle pense ne pas avoir le temps de tout ordonner.

Tout est une question d’état d’esprit.

Dans cet article, j’aimerais en premier lieu décrire ce qu’est une personne organisée et pourquoi être méthodique est avantageux. Puis je vous donnerai 7 astuces (7 conseils) pour apprendre à vous organiser.

Image par Tumisu de Pixabay

Présentation de l’auteur :

Je m’appelle Xavier et je suis le créateur du blog gerer-son-temps.fr. Un blog qui propose des conseils pour vous aider à devenir plus productif, à mieux gérer votre temps et qui vous aident à progresser sur des projets qui vous tiennent à cœur. Voici mon article qui explique comment être organisé.

Qu’est-ce qu’une personne organisée ?

Une personne qui est organisée est une personne sachant trouver le meilleur moyen et le plus rapide pour effectuer une tâche/un projet spécifique. Elle n’a pas peur de l’administratif et est généralement également méthodique dans sa vie personnelle.

Mais qu’est-ce qui fait qu’une personne devient organisée ?

J’ai longtemps cru que nous naissions avec cette aptitude et que nous ne pouvions pas le devenir.

C’est faux. J’en ai fait l’expérience, quand j’étais plus jeune, j’étais bordélique et inorganisé…  Aujourd’hui je me considère plus organisé que la plupart des gens.

J’ai pris conscience de ma désorganisation lorsque j’ai commencé à avoir des projets. Je démarrai plusieurs choses en même temps, mais n’arrivai pas à trouver le temps de m’y consacrer.

J’ai donc lu des livres, fait des recherches et contre toute attente, je le fais encore actuellement.

L’une des premières choses que j’ai apprises c’est de prendre le temps de s’organiser correctement.

Avant je pensais que je perdais mon temps.

Je laissais traîner mes affaires parce que je pensais que les ranger me ferait perdre du temps, je pensais que je savais ce que je voulais faire et qu’il était inutile de faire un planning, je pensais qu’il était inutile d’optimiser mes processus.

J’avais tort.

Effectivement, ne pas faire ces tâches me faisait gagner du temps.

Mais je me retrouvais le week-end à passer des heures à tout nettoyer, sans plan d’action et sans optimisation je n’avançais pas réellement et je passais parfois 3 fois plus de temps à finir une tâche.

Je me posais constamment la question : “Comment font les autres ?”.

Tout le monde à 24 heures dans une journée.

Cet article a pour but de vous éviter de faire les mêmes erreurs que moi. Mais voyons en premier lieu quels sont les inconvénients, les conséquences à ne pas être organisé.

Inconvénients d’être désordonné

INCONVENIENTS
Stress plus élevé	Ne pas être organisé c’est être sujet au stress. Lorsque vous n’êtes pas organisé, vous êtes beaucoup plus sujet aux imprévus. Souvent, vous n’allez pas savoir quoi faire sur le moment, car vous ne l’aurez pas prévu. Vous vous en sortirez probablement bien, mais en conséquence de quoi votre stress sera beaucoup plus présent.
Manque de pause	Une personne non organisée ne sait également pas quand prendre des pauses. Les pauses sont un élément essentiel pour garder votre productivité. Or lorsqu’une personne non organisée est confrontée à une période chargée en travail, elle aura tendance à prendre moins de pauses en pensant produire plus. Or, c’est l’inverse qui se produit.
Perte de temps	Si votre projet et vos actions ne sont pas planifiés, vous risquez de prendre plus de temps sur des tâches qui ne sont pas importantes. Donc, perdre en efficacité.
Taux de procrastination élevé	Un manque d’organisation vous amènera plus facilement vers la procrastination, à remettre systématiquement à plus tard.

A contrario, il existe un bon nombre d’avantages à être organisé.

Avantages d’être structuré

AVANTAGES	COMMENTAIRE
Gagner du temps, être plus efficace et faire moins d’effort.	Lorsque vous êtes organisé, vous pourrez effectuer vos actions en moins de temps, car vous n’aurez pas à réfléchir, quelles actions doivent être faites ensuite. Vous aurez optimisé vos processus pour gagner du temps et vous pourrez vous concentrer sur l’essentiel. Par conséquent, vous aurez moins d’effort à fournir pour arriver au même résultat.
Réduire la procrastination	Être organisé c’est également organiser ses distractions. Vous serez donc moins enclin à remettre à plus tard.
Connaître ses priorités	La gestion de vos priorités qui découle de votre organisation vous aidera à ne pas passer trop de temps sur des choses futiles.
Accomplir plus	Comme vous allez être plus efficace, vous allez par conséquent pouvoir accomplir plus.
Savoir gérer les imprévus	Une bonne gestion de ses projets perso et pro vous permettra d’entrevoir les imprévus et d’avoir un plan d’action qui suffira d’exécuter. Cela réduira grandement votre stress.
Avoir plus confiance en vous	C’est peut-être contre-intuitif, mais le fait d’accomplir plus vous donnera un boost de confiance en vous, car vous verrez plus distinctement les progrès dans vos projets.

J’espère que cette liste aura achevé de vous faire prendre conscience que vous irez plus loin en étant organisé.

Être organisé s’apprend, ce n’est pas une question de caractère.

C’est plus une question de savoir comment faire, comment bien s’organiser pour accomplir plus, comment gérer nos plannings et notre vie de tous les jours pour réduire notre stress.

Vous trouverez ci-dessous 7 astuces, pour vous aider à être organisé. C’est un peu la base d’une personne organisée.

Comment s’organiser en 7 étapes ?

Planning & Priorité

La gestion de votre planning est une étape importante. Celle-ci vous permet d’examiner vos problématiques et de vous demander comment vous voulez les résoudre.

L’idée ici est de porter plusieurs casquettes. Celle du manager qui va faire la liste des tâches à faire, donner les priorités et le temps nécessaire pour terminer le projet. Puis la casquette de l’ouvrier qui va exécuter le projet sans contredire le manager.

Bien entendu lorsque vous aurez la casquette d’ouvrier, il pourra vous arriver d’avoir des idées que vous voulez mettre en place. Dans ce cas, notez cette idée et attendez de reprendre la casquette du manager avant de modifier votre planning.

En gros, le manager (vous) décrit les tâches au début du projet. Puis, il fait une liste de priorités et définit les tâches à exécuter dans la semaine à venir. Chaque semaine, le manager revoit les tâches ainsi que les notes par l’ouvrier (toujours vous) pour voir s’il les inclut dans le plan ou s’il les garde pour plus tard.

 

Concrètement, vous pouvez suivre les étapes suivantes :

En tant que manager

1. Définir la durée du projet et l’objectif SMART de celui-ci

2. Faites la liste des grandes étapes du projet et prioriser les.

3. Faites la liste des tâches à faire pour terminer les grandes phases du projet et prioriser les. Les missions les plus importantes en premier.

4. Planifier les tâches à faire lors de la semaine à venir.

Chaque semaine, vous reprendrez votre casquette de manager pour analyser ce qui n’a pas pu être fait et vous définirez pourquoi.

Puis vous regardez la liste des idées proposées par vous en tant qu’ouvrier et prenez la décision de l’incorporer dans le plan ou non.

Finalement, vous replanifierez la semaine suivante.

Enfin, à la fin de chaque mois, prenez un peu plus de temps que la revue hebdomadaire pour revoir si ce que vous faites a toujours du sens.

En tant qu’ouvrier

1. Regarder le planning et exécuter chaque action.

2. Si vous avez une idée, notez-la sur votre bloc-notes ou application favorite. Vous la regarderez plus tard lorsque vous aurez à nouveau la casquette de manager.

Cette technique à l’avantage de faciliter l’organisation de votre emploi du temps et de réduire au minimum l’énergie de réflexion que vous allez prendre en tant qu’ouvrier

Le travail en profondeur

Une fois votre projet planifié, vous devez vous organiser des séances de travail en profondeur.

Qu’est-ce qu’une séance de travail en profondeur ?

C’est simplement des moments où vous allez supprimer toutes les distractions possibles et où vous allez vous concentrer uniquement sur l’exécution d’une ou plusieurs tâches que vous avez choisies au préalable.

Pour supprimer les distractions, c’est assez simple, trouvez-vous un endroit où vous savez que vous n’allez pas être dérangé. Si vous travaillez chez vous, dites à votre famille de ne pas vous déranger pendant 1-2 heures.

Si vous travaillez au bureau, prévenez vos collègues.

Mettez votre téléphone en mode avion et rangez-le dans un tiroir.

Pendant les prochaines heures, vous ne devez pas être déconcentré. Vous éviterez alors de gaspiller votre temps sur celui-ci.

Je vous conseille de planifier à l’avance ces séances.

Il faut que cela devienne une routine, un automatisme.

Peu importe si vous faites 1-2 séances similaires dans la semaine.

Vous arrangez votre temps en fonction de votre agenda. Je vous conseille cependant de faire 2 séances de 1 heure de travail en profondeur par semaine au minimum.

Organiser ses routines

Les rituels et routines ont un pouvoir énorme.

La raison est que notre cerveau a une capacité assez forte de se conditionner lorsque les mêmes conditions sont réunies.

Cela signifie que, si, pendant un certain temps, vous exécutez toujours les mêmes actions avant de vous mettre à travailler, alors votre cerveau va assimiler ses actions au travail.

Il va alors naturellement vous mettre en condition de focalisation intense.

Un exemple simple du pouvoir de notre cerveau à se conditionner.

Si vous avez déjà oublié votre téléphone portable à la maison, vous avez sûrement dû remarquer que vous vous mettiez instinctivement à le chercher.

C’est le réflexe du conditionnement que nous avons à regarder notre téléphone toutes les cinq minutes.

Vous pouvez utiliser ce pouvoir pour organiser vos routines et être sûre qu’elles restent.

Un exemple de routine qui vous permet de gagner en productivité, et ce que j’appelle la routine de travail.

Dans cette routine, à chaque fois que je rentre du boulot, et que je veux travailler sur mes projets personnels, j’enclenche toujours les mêmes actions.

1. Aller dans mon bureau et ouvrir l’ordinateur

2. Fermer la porte et ajouter un mot sur la porte pour ne pas être dérangé pendant la prochaine heure

3. Mettre mon téléphone en mode « ne pas déranger » et le ranger dans le tiroir

4. Lancer un minuteur du temps que j’aimerais travailler sur mon ordinateur

5. Ouvrir Spotify et mettre ma playlist de travail, en commençant toujours par la même musique.

6. Commencer à travailler.

Cette routine me permet de gagner du temps, car je n’ai pas à attendre que la motivation ne vienne, car mon cerveau sait qu’en faisant ce rituel, je dois travailler.

Mon conseil est donc de créer votre propre routine, vos propres habitudes. Listez les actions que vous aimeriez faire les unes à la suite des autres avant de commencer à travailler.

Par la suite, vous pourrez même créer d’autres rituels, qui peuvent vous servir par exemple à mieux dormir ou à vous réveiller avec plus d’énergie.

Utiliser un calendrier pour mieux s’organiser

Ça paraît futile, mais utiliser un calendrier pour organiser vos rendez-vous ou vos phases de travail en profondeur, est primordial.

Pourquoi me direz-vous ?

Car cela vous permet de mieux planifier vos semaines en fonction des différents événements à venir et cela vous permet de vous adapter en fonction des situations.

De mon côté, j’aime bien utiliser simplement le calendrier de Google, qui me permet facilement de synchroniser celui-ci sur plusieurs de mes appareils.

Vous avez d’ailleurs la possibilité de créer plusieurs calendriers.

J’ai de mon côté :

• Un calendrier pour ma vie perso

• Un calendrier avec mes rendez-vous pro

• Un calendrier où je vois la planification complète de ma semaine (routine hebdomadaire)

Chacun de ses calendriers peut être affiché ou non en même temps.

Voici à quoi ressemble mon calendrier lorsque tout est affiché.

Cela semble complètement délirant n’est-ce pas ?

Pourtant, c’est comme ça que j’arrive à être productif.

Je me suis créé par défaut un calendrier de routines hebdomadaires.

Cette routine a été définie comme si j’avais une semaine parfaite.

Cette semaine parfaite recense le temps où je dors, les moments où je fais du sport, les moments où je travaille en profondeur, les moments où je me repose, etc.

Chaque semaine, à chaque fois que je mets ma casquette de chef de projet (point numéro 1), je fais en sorte de manager ma semaine en fonction de ma vie personnelle et de mes rendez-vous professionnels.

Puis, tous les jours, je regarde ma journée, et je m’applique à la respecter du mieux que je peux.

Bien entendu, vous ne devez pas rester bloqué si quelque chose que vous n’avez pas prévu survient.

Ce sont les aléas de la vie, et hormis peut-être vous retarder un peu sur vos projets, cela ne change rien.

Ne vous frustrez donc pas si vous n’avez pas réussi à suivre votre semaine parfaite. Cette semaine parfaite n’est rien d’autre qu’un guide qui vous permet de rester organisé au fil du temps.

Organiser ses pauses

Tout à l’heure, je vous ai parlé du travail en profondeur. Il est indéniable que les séances de travail en profondeur vous permettent d’avancer beaucoup plus vite sur tous vos projets.

Cependant, vous ne devez pas négliger les pauses. Faire une pause au minimum de cinq minutes toutes les heures, vous permet de reprendre de l’énergie.

J’ai longtemps utilisé la technique du Pomodoro.

Cette technique consiste à travailler en profondeur pendant 25 minutes, puis de faire une pause de cinq minutes.

Je suis maintenant passé à une technique similaire, mais qui me fait prendre 10 minutes de pause toutes les heures.

Vous pouvez vous organiser comme vous le souhaitez. L’important est que vous preniez des pauses récurrentes.

Et dans la vie de tous les jours ?

L’organisation se travaille également dans la vie personnelle.

Dans le livre “Getting things done”, l’auteur nous indique que la moindre chose qui n’est pas rangée dans votre maison/appartement est susceptible de vous distraire donc de vous prendre de l’énergie.

L’auteur préconise alors d’avoir votre appartement ou maison bien rangé(e).

Si vous n’avez pas la possibilité de le faire, rangez au moins votre bureau pour travailler dans de bonnes conditions.

Avoir un appartement, une maison rangée permet également d’améliorer sa confiance en soi.

Afin de rester organisé, vous pouvez également vous débarrasser de toutes les choses que vous n’utilisez plus.

La règle pour ça est assez simple, si vous n’avez pas utilisé quelque chose durant la dernière semaine, rangez-le.

Si vous n’avez pas utilisé quelque chose durant le dernier mois, stockez-le par exemple dans votre cave.

Enfin, si vous n’avez pas utilisé quelque chose durant la dernière année, débarrassez-vous-en. Pour ça, vous pouvez le vendre, le donner, ou le jeter.

Suivre cette règle vous permettra de vous débarrasser de toutes les choses dont vous n’avez pas besoin et de garder à portée de main toutes les choses que vous utilisez, sans pour autant vous faire perdre de l’énergie.

A Retenir

Il est important de rester organisé. En suivant les différentes astuces décrites ci-dessus, vous pouvez non seulement changer d’état d’esprit, faire évoluer votre mindset, tout en étant beaucoup plus productif et avoir plus de temps pour vous.

Le plus important est d’avoir un objectif qui est planifié et d’avoir vos priorités faites.

De cette manière, vous ne pourrez qu’atteindre vos objectifs.

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